إدارة الوقت: 11 نصيحة لإدارة الوقت لزيادة الانتاجية (بذكاء)

بغض النظر عن هويتك، أو مقدار المال الذي لديك، أو ما هو وضعك الاجتماعي، يتمتع كل شخص بنفس القدر من الوقت. لا يمكنك توفير الوقت أو كسب المزيد من الوقت، لذلك من المهم أن تستخدم وقتك بحكمة. الوقت هو أثمن سلعة يمتلكها أي شخص، ويجب استخدامه بطريقة تفيدك أنت ومن حولك.

كثيرا ما يقال إن الوقت هو المال. هذا صحيح بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بنوعية حياتنا. ومن خلال إدراكنا للوقت، يمكننا إدارة مواردنا بشكل أفضل لتحسين إنتاجيتنا. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى نوعية حياة أفضل وتحقيق أهدافنا.

هناك الكثير من الطرق لتصبح أكثر وعيًا بالوقت. الأول هو استخدام مخطط أو تقويم لتتمكن من تتبع الأحداث المهمة والمواعيد النهائية. والثاني هو تعيين تذكيرات منتظمة لنفسك باستمرار. وأخيرًا، يمكنك ببساطة بذل جهد واعٍ لتكون أكثر وعياً بمرور الوقت خلال أنشطتك اليومية.

إن فوائد إدراك الوقت عديدة. لن تكون قادرًا على إدارة وقتك بشكل أفضل فحسب، بل ستتمكن أيضًا من فهم احتياجات الآخرين وجداولهم الزمنية بشكل أفضل. كما يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين التواصل والعلاقات، على الصعيدين الشخصي والمهني. بالإضافة إلى ذلك، من خلال إدراكك للوقت، ستتمكن من تحقيق المزيد في حياتك.

سنتحدث في هذا المقال عن 11 نصيحة مهمة ستساعدنا في إدارة يومنا بشكل صحيح. إدارة الوقت هي مهارة يجب أن يتعلمها الجميع، وستساعدك هذه النصائح بالتأكيد على البدء.

1- ابدأ دائماً بأهم مهامك

قم بأهم مهامك في الصباح. كل تلك المهام المجهدة، معظم عملك، أصعب المهام، عليك أن تقوم بها في الصباح الباكر. والسبب بسيط. لأنه يكون لديك أكبر قدرا من الطاقة في الصباح، حتى تتمكن من إكمال كافة المهام بكفاءة وفعالية أكبر. بالإضافة إلى ذلك، فإن الشعور بالإنجاز سيجعل بقية اليوم أفضل بكثير.

2- إجراء بعض التغييرات على جدول المهام

إذا كنت تشعر بمزيد من النشاط في أوقات معينة من اليوم، فقم بتغيير جدول المهام الخاص بك ليتناسب معك. بعض الناس تكون أكثر نشاطًا في الصباح، بينما يكون البعض الآخر أكثر إنتاجية في فترة ما بعد الظهر. عندما تختار الوقت الذي يناسب احتياجاتك، ستحصل على فوائد القدرة على القيام بالمزيد.

3- التخطيط المسبق

التخطيط للعمل بشكل مسبق هو جزء مهم من إدارة الوقت. عندما نتحدث عن المثالية، يجب أن تخطط لمهامك بشكل مسبقًا على الأقل لليوم التالي أو للأسبوع ككل. إن معرفة ما يجب فعله بالضبط خلال اليوم أو الأسبوع سيجعلك منظمًا وفي حاله أكثر من التركيز. أيضا يمكنك تقسيم المهام إلى أيام لمعرفة مقدار الوقت الذي ستحتاجه لأداء المهام. عندما تقوم بالتخطيط المسبق، فقط لبضع دقائق، حينها يمكنك تغيير طريقة عملك كليا.

4- تعلم أن تقول لا

لا تقبل أكثر مما تستطيع تحمله. بالنسبة للإلهاءات التي تنشأ عند القيام بأشياء أخرى، ارفضها رفضًا قاطعًا وتعلم أن تقول لا!

اقرأ أيضا: أهم 12 سببًا يجعل الشخص يشعر بالندم طوال حياته

5- الاستعانة بمصادر خارجية

لا يجب عليك أن تفعل كل شيء بمفردك، لذلك يمكنك تدريب شخص آخر على القيام ببعض العمليات البسيطة في عملك أو حتى في المنزل. يتيح لك ذلك التركيز على المشكلات الأكبر أو المهام الأكثر تعقيدًا. يمكنك حتى الاستعانة بمصادر خارجية إذا كنت تريد.

6- مهمة واحدة في كل مرة

عندما تريد إكمال مهمة، فقم بمراجعتها حتى النهاية ثم قم بإنهائها تماماً. حاول دوماً أن تتجنب القيام بنصف العمل، مما يعني الانشغال بعمل شيء آخر غير التركيز على عملك الحالي والقيام بشيء مختلف تمامًا. مثال على نصف العمل، هو كتابة تقرير ثم التحقق فجأة من بريدك الإلكتروني دون سبب وكتابة الردود. هذه ليست فقط إدارة سيئة للوقت ولكنها أيضًا سيئة لتركيزك. سوف تفقد تركيزك وهمتك. ركز على المهمة المطروحة أمامك وتجنب هذه العادة.

7- قائمة المهام

إن وجود قائمة مهام يوفر دائمًا الوقت. عندما يكون لديك قائمة، لن تضطر أبدًا إلى التساؤل عما هو موجود في الجدول اليومي أو ماذا تفعل بعد ذلك. في الواقع، تحافظ القائمة على تركيزك وتحفيزك وتمنحك شعورًا بالرضا في كل مرة تقوم فيها بإلغاء طلب من قائمتك. تتيح لك القوائم أيضًا رؤية تقدمك ومراقبته. حتى لو كنت محاطًا بالمشتتات، فستبقيك قائمتك على اطلاع دائم باستمرار.

8- تجنب الكمال

لا تدع البحث عن الكمال يكون عدوا لك ويسرق منك الوقت. يجب ألا تفرط في تحليل كل ما تفعله، لكن هذا لا يعني أنك يجب أن تكون مهملاً في عملك. افعل دائمًا أفضل ما يمكنك. ولكن تجنب البحث عن الكمال لأنه يمكن أن يضغط عليك، لذلك لا تفكر في الأمر. بمجرد الانتهاء من المهمة والقيام بأفضل ما يمكنك فعلة، يجب عليك الاهتمام بالمهمة القادمة.

9- تحديد مهلة زمنيّة

في الغالب يكون تحديد حد زمني مخصص للمهمة أمرًا ممتعًا جداً. الأمر الجيد، أنه يمكن أن يكون الأمر مثل لعب لعبة. في الحقيقة، بعض الشركات تقوم بتقسيم الموظفين إلى مجموعات، وتحصل المجموعة التي تكمل مشروعًا أو مهمة أولاً على مكافأة. يمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي مهمة أو مشروع. قم بتحديد حد زمني محدد لكل مهمة، مثل ساعة أو ساعتين. ثم حاول إكمال المهمة في الوقت المحدد وكن سعيدًا عند الانتهاء منها.

10- تحقق من الوقت

تعرف بالضبط كيف يتم قضاء وقتك ما الذي يستنزف منه الكثير. يجب أن تعرف المهام التي تستغرق الكثير من وقتك. ثم يمكنك فعل شيء حيال ذلك. على سبيل المثال، قد تكون تقضى ساعة على البريد الإلكتروني بدلاً من إكمال المشاريع المهمة. تساعدك معرفة الأشياء التي تسرق وقتك في اتخاذ قرارات بشأن تفويض المهام أو شراء البرامج لتسريع بعض العمليات الأقل أهمية.

اقرأ أيضا: دروس الحياة – 12 سر لتحقيق كل ما تريده في حياتك

11- استخدم أدوات البرامج لإدارة الوقت

يقدم الإنترنت مجموعة واسعة من التطبيقات والأدوات، بعضها مفيد لإدارة الأعمال التجارية، خاصة لرصد وتقييم العمليات اليومية. بالنسبة للعديد من التطبيقات، يمكن أن تمنحك الميزات المتقدمة للإصدارات المدفوعة تحكمًا إِضَافِيًّا وتجربة مستخدم أفضل.

إدارة الوقت الفعالة هي في نهاية المطاف نتيجة وجود الموقف الصحيح وتحقيق أهدافك. يمكن أن تساعدك أدوات البرامج في إدارة الوقت، وهناك العديد من التقويمات وبرامج تتبع الوقت المتاحة لمساعدتك على إدارة الوقت بفعالية. بغض النظر عن النصائح أو الأدوات التي تستخدمها، استخدم وقتك بحكمة، ولكن أيضًا خذ بعض الوقت للراحة والاسترخاء للبقاء سعيدًا ومتحفزًا طوال حياتك.